Abenteuer virtuelle Assistenz – mit diesen Tipps startest Du erfolgreich

Träumst Du davon, mit  virtueller Assistenz zu starten und als Solopreneur von zuhause aus für andere Menschen all die täglich anfallenden Tätigkeiten zu erledigen?

Wenn Du den Mut hast und finanziell eine Weile über die Runden kommst, solltest Du Deinen Traum verwirklichen.

Ich habe mich Hals über Kopf in dieses Abenteuer gestürzt, Umwege gemacht und Lehrgeld bezahlt.

Mittlerweile weiß ich, dass auch solch eine Tätigkeit eine gewisse Vorbereitung und Planung erfordert. Damit Du auf direktem Weg durchstarten kannst, habe ich für Dich meine persönlichen Erfahrungen zusammengetragen. Natürlich solltest Du bereits im Vorfeld Dinge wie Gewerbeanmeldung etc. erledigen haben.

Wenn du auch mit dem Gedanken spielst, ortsunabhängig zu arbeiten oder als virtuelle Assistentin durchzustarten, dann helfe ich dir gerne mit einem kostenlosen Beratungsgespräch!

Virtuelle Assistenz – die Planungsphase:

virtuelle assistenz-planung

In der Planungsphase machst Du Dir Gedanken über Deinen  potentiellen Kunden und formulierst Dein Dein Angebot.

  • Wie sieht Dein Wunschkunde aus?
    Überlege Dir anhand einer realen oder fiktiven Person Deinen idealen Kunden, versetze Dich in ihn hinein und erkenne seine Probleme, die Du durch Dein Angebot lösen kannst.
  • Studiere Deine Konkurrenz:
    Es ist hilfreich, zu schauen, was andere virtuelle Assistenten anbieten und wie sie sich darstellen. Du findest so neue Anregungen und Ideen für Dein Business.
  • Lies möglichst viel zu dem Thema:
    Im Internet gibt es eine Reihe von Erfahrungsberichten, sie liefern Dir neue Impulse und helfen Dir typische Anfängerfehler zu vermeiden.
  • Formuliere Dein Angebot
    Was sind Deine Kernkompetenzen, was möchtest Du anbieten? Welche Fähigkeiten schätzen Deine Mitmenschen an Dir? Erstelle Dir eine Liste und entwickele daraus maximal drei übergeordnete Tätigkeiten (z.B. Sekretariat, Übersetzung, Recherche), denen Du dann Deine Fähigkeiten zuweist.

Die Vorbereitungsphase:

virtuelle assistenz-vorbereitung

In der Vorbereitungsphase eignest Du Dir die für Dein Business erforderlichen Fähigkeiten an und sorgst für Deine Internetpräsenz.

  • Mach Dich mit virtuellen Arbeitsmitteln vertraut:
    Wenn Du virtuell arbeiten möchtest, benötigst Du Cloud-Speicher wie Dropbox, Google-Drive  o.ä. Nutze jetzt schon die kostenlosen Angebote. Auch Internettelefonie wie Skype und Zoom sind hilfreich, Du wirst immer wieder Kunden haben, die damit kommunizieren. Auch mit Online-Projektverwaltungsprogramme wie z.B. Trello solltest Du vertraut sein.
  • Plane und erstelle Deine Social Media Präsenz:
    In welchen sozialen Netz ist Dein Wunschkunde zu finden. Erstelle ein Profil mit Deinem Angebot in den Business-Netzwerken und in Facebook und Co. Melde Dich in Fachgruppen an und bringe Dich fachbezogen ein, so werden die Menschen auf Dich aufmerksam.
  • Plane und erstelle Deinen Internetauftritt:
    Sichere Dir eine Domain und suche einen Hoster für Deine Webpräsenz. Erstelle Deine Webseite mit WordPress o.ä. Im Internet findest Du viele Anleitung und in Facebook gibt es Gruppen wie WordPress Bistro, die Dir bei Problemen helfen.
    Vielleicht gibt es auch jemanden im Freundes- oder Bekanntenkreis, der Dich dabei unterstützt, Dein Portofolio online zu stellen.

Virtuelle Assistenz – die Startphase:

In der Startphase gewinnst Du die ersten Kunden und sammelst neue Erfahrungen.

  • Die Akquise:
    Die ersten Kundenanfragen kommen nicht von selbst, suche in den eingschlägigen Portalen wie DNX-Jobs, WorknSurf und Fernarbeit nach Angeboten und bewirb Dich darauf. Auch in sozialen Netzwerken werden immer wieder Jobs angeboten und eventuell gibt es in Deinem Bekanntkreis jemanden, der Deine Unterstützung benötigt.
  • Der Kontakt:
    Der erste Kontakt erfolgt meist über E-Mail, Chat oder ähnliches. Du solltest jedoch, bevor Du einen Auftrag annimmst, einmal telefonisch oder via Skype/Zoom mit dem Kunden persönlich Kontakt haben. Nur so merkst Du, ob die Chemie stimmt. Scheue Dich nicht einen Auftrag abzulehnen, wenn Du ein schlechtes Gefühl dabei hast, verlasse Dich auf Deine innere Stimme.
  • Honorar und Aufgabenbeschreibung:
    Bleibe bei Deinem Honorar hart, wenn Du Dich unter Deinem Preis verkaufst, wirst Du schnell unzufrieden.
    Die Aufgabenbeschreibung sollte ebenso genau sein, wie der Zeitaufwand. Scheue Dich nicht nachzufragen, wenn irgendetwas unklar ist.
  • Ehrlichkeit:
    Sei ehrlich und sprich Unklarheiten, Missverständnisse usw. an. Das ist nicht immer einfach, aber die wichtigste Basis für Deine Geschäftsbeziehung.  Natürlich darfst Du auch zugeben, dass Du bestimmte Arbeiten nicht beherrschst, der Kunde wird sich über Deine Ehrlichkeit freuen.
  • Transparente Abrechnung:
    Ich rechne mittlerweile viele Leistungen pauschal ab, das ist für beide Seiten einfacher, nur für Arbeiten, wo sich der Aufwand schlecht schätzen lässt, rechne ich stundenweise ab.
    Natürlich ist es in der Anfangsphase schwierig eine Aufwandsschätzung zu machen, nur hilft auch hier mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben und ihn frühzeitig zu informieren, wenn Du es Probleme gibt und Du länger als geplant brauchst.

Mein idealer Arbeitstag:

virtuelle assistenz-arbeitstag

Ich gestehe, ich bin absolute Frühaufsteherin, bei mir ist die Nacht schon um 5:00 Uhr zu Ende. Für mich ist es wichtig, das der Morgen ruhig beginnt und ich genügend Zeit für Yoga, Duschen und Frühstück habe. Mit all dem bin ich dann auch erst um 6:30 Uhr fertig und starte nun mit Schwung in den Tag:

  • 06:30 – 07:00 Uhr Aufräumen und Arbeitsplatz herrichten.
  • 07:00 – 08:00 Uhr  Raus an die Luft mit dem Hund, dabei plane ich meinen Tag.
  • 08:00 – 09:00 Uhr Mails bearbeiten, administrative Aufgaben erledigen.
  • 09:00 – 13:00 Uhr ungestörte Projektarbeit, zwischendrin ein halbe Stunde Pause.
  • 13:00 – 14:30 Uhr  Mittagessen und nochmals an die Luft.
  • 14:30 – 15:00 Uhr administrative Arbeiten, Telefonate erledigen, Mails beantworten.
  • 15:00 – 17:00 Uhr Schreiben, Planen, kleinere Projektarbeiten, Reflektieren

Meine beste Arbeitszeit ist der Morgen, hier erledige ich alles Wichtige und Schwierige, denn was ich morgens nicht schaffe, kriege ich nachmittags garantiert nicht erledigt. Der Nachmittag ist bei mir eher für Routinearbeiten oder zum kreativen Nachdenken geeignet, hier kann ich am besten neue Ideen entwickeln und weiterverfolgen.

Virtuelle Assistenz – meine Tipps:

virtuelle assistenz-tipps

Es ist nicht immer einfach, im Home Office konzentriert und fokussiert zu arbeiten, ich habe für mich jedoch einige Mittel gefunden, die hilfreich sind:

  • ein fester, ungestörter Arbeitsplatz. Schön ist es, wenn Du ein Arbeitszimmer oder eine Arbeitsecke im Wohn-/Schlafzimmer hast. Ein freigeräumter Esstisch tut es auch, ich arbeite immer daran.
  • Auch in meinem virtuellen Büro bin ich „bürotauglich“ gekleidet, im Jogginganzug oder Morgenmantel kann ich nicht ernsthaft arbeiten oder gar mit Kunden sprechen.
  • Um nicht abgelenkt zu sein, benötige ich eine Grundordnung um meinen Arbeitsplatz, so kann ich mich besser konzentrieren und muss nicht überlegen, was ich alles noch aufräumen muss. Deshalb räume ich immer vor der  Arbeit auf.
  • An meinem PC sind alle Benachrichtigung für Mails, Facebook usw. ausgeschaltet, so dass ich bei meiner Projektarbeit nicht gestört werde. Meine Mails bearbeite ich zweimal am Tag, Facebook und Co. benutze sehr selten während der Arbeit.
  • Eine große Karaffe Wasser steht immer an meinem Arbeitsplatz, ebenso ist mir mein Mittagessen heilig, nur so kann ich meine Konzentration aufrecht halten.
  • Frische Luft und Bewegung ist für mich ein Muß, das Gehen bringt auch meine Gedanken in Bewegung und so manch eine neue Idee ist so entstanden.
  • Finde heraus, wann für Dich die beste Tageszeit ist, um schwierige Arbeiten zu erledigen und nutze diese dann auch konsequent dafür.
  • Und es ist nichts verwerfliches daran, auf dem Sofa zu sitzen und gar nichts zu tuen, nur so kann sich Kreativität entfalten.

Virtuelle Assistenz – Struktur ist wichtig!

Für mich ist es sehr wichtig, dass mein Arbeitstag eine gewisse Struktur hat, ein Rahmen, indem ich mich bewege. Da ich ein Morgenmensch bin, lege ich auch alle wichtigen Arbeiten auf den Morgen und sorge dafür, dass ich ungestört arbeiten kann. Drei bis vier Stunden konzentriertes Arbeiten ist anstrengend und danach brauche ich eine Pause und ein Essen.

Am Nachmittag bin ich nicht mehr so konzentriert und mache daher eher Routinearbeiten oder arbeite kreativ, ich messe meine Arbeit nicht mehr an der geleisteten Stundenzahl, sondern am Ergebnis, ein Vorteil, den ich als Freiberuflerin habe.

Und zum Schluss..

möchte ich Dir noch sagen, dass ein ewiges Auf- und Ab ist, mal hast Du viel zu tuen, mal wenig. Flexibilität ist wichtig, virtuell und selbstständig zu arbeiten bedeutet auch immer sich weiterzuentwickeln und neue Erfahrungen zu machen.

Wenn Du Fragen zum virtuellen Arbeiten hast, dann schreibe mir. Arbeitest Du bereits virtuell, dann melde mich bei mir, ich freue mich über jeden, der seine Erfahrungen mit mir teilt.

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