9 Jahre virtuelle Assistenz

Seit 2011 bin ich virtuelle Assistentin  – mein virtuelles Büro gibt es nun acht Jahre. Acht Jahre, in denen ich Höhen und Tiefen erlebt habe und viel über das Business gelernt habe. Profitiere hier von meinen Tipps und Tricks rund um das virtuelle Arbeiten.

Wenn du auch mit dem Gedanken spielst, ortsunabhängig zu arbeiten oder als virtuelle Assistentin durchzustarten, dann helfe ich dir gerne mit einem kostenlosen Beratungsgespräch!

 Die ersten Jahre – virtuell office light

In den ersten Jahren hatte ich feste Auftraggeber, langfristige Aufträge und ein gleichbleibend gutes Gehalt. Das Ganze hatte schon was von einer Festanstellung im Homeoffice, mit dem Unterschied, dass ich die Sozialversicherungsbeiträge alleine zahlte und keinen bezahlten Urlaub hatte.

Es gab Präsenztage und ein Arbeiten in mehr oder weniger sinnigen Firmenstrukturen mit dem üblichen Kompetenzgerangel. Meine administrativen Tätigkeiten beschränkten sich auf  Rechnungen schreiben – virtual office light eben.

Und im Laufe der Jahre war da auch sehr viel Routine, die Herausforderungen wurden weniger, Tagesgeschäft eben, nur via VPN, Skype und TeamViewer.

Es fehlte der Blick über den Tellerrand

Das Arbeiten von zuhause aus hat mir sehr gefallen, jedoch fehlte mir die Perspektive, der „Blick über den Tellerrand“,  ich hatte keine Zeit für berufliche oder persönliche Weiterentwicklung,  alles war festgefahren und planbar.

Das ist Jammern auf höchsten Niveau, ich weiß, dass viele Menschen froh wären, so zu arbeiten, nur mir ist das zu wenig gewesen. Meine Arbeit ist ein Teil meines Lebens, die strikte Trennung in Arbeitszeit und Freizeit ist nicht meins, dafür bin ich viel zu lange freiberuflich tätig.

Das virtuelle Büro

erfahrung virtuelle Assistenz

Nach einer Auszeit habe ich das virtuelle Büro gegründet, ich bin auch jetzt noch immer überrascht, dass es Leute gibt, die an meiner Dienstleistung Interesse haben und bereit sind dafür zu zahlen. Ich freue mich immer noch über jede Anfrage.

Virtuelle Kundenkontakte

Viele Auftraggeber sind über die sozialen Medien wie XING, Facebook oder über Portale wie Fernarbeit.net, DNX-Jobs und FreelanceXpress auf mich aufmerksam geworden. Einige wenige sind durch Mundpropaganda zu mir gekommen, das virtuelle Büro steckte eben noch in den Kinderschuhen. Ich habe keinerlei Werbung gemacht und für SEO  fehlte mir die  Zeit.

Die Anfragen betreffen größtenteils WordPress, Online Marketing und typische Back Office Tätigkeiten, wie Termin- oder E-Mailmanagement,  teilweise sind auch komplette Schulungsunterlagen, Coachings oder sehr spezielle Tätigkeiten dabei.  

Bei  einige Herausforderungen bin ich in Schwitzen gekommen, über die eigenen Grenzen zu gehen ist normal geworden – ich bin daran gewachsen.

Virtuelle Assistenz ist IN

Die Krise hat gezeigt, wie wichtig virtuelles Arbeiten ist und die Akzeptanz ist aus der Not heraus größer geworden. Ich findes es toll, dass es immer mehr „Heimarbeiter“ gibt.

Mich hat es aus den Schuhen gehauen, wieviel Vertrauen die Menschen zu mir haben, egal ob es um Passwörter oder Zugänge zu Dokumenten geht.Ich bedanke mich an dieser Stelle bei Christian, FilizJutta,  Yannick und allen Anderen für das Vertrauen. Es ist schön, dass es Menschen gibt, die sich auf das Experiment „virtuelle Assistenz“ einlassen.

Völlig unterschätzt habe ich den administrativen Aufwand, Zeit also die nicht direkt bezahlt wird, sei es für Beratung, E-Mails oder Telefon.

Mir ist jetzt erst bewusst geworden, was ein Unternehmer alles leisten muss, um einen Euro zu verdienen, wie hart man arbeiten muss, um Umsatz oder gar Gewinn zu machen. Zukünftig werde ich kleinere Aufträge nur noch gegen einen Aufschlag für die Administration annehmen können, alles andere macht keinen Sinn.

Als Einzelkämpferin konkurriere ich mit den verschiedenen Agenturen wie eassistentmy-vpa oder Strandschicht  die virtuelle Assistenz zu Dumpingpreisen bieten (4,99 €/Stunde). Mein Honorar ist erheblich höher.

Dafür  bekommt der Kunde bei mir Qualität, individuelle Betreuung und schnelle, problemorientierte Lösungen.  Es gelingt mir nicht immer mit diesen Argumenten zu überzeugen.

Ein Ausflug in die Festanstellung

Festanstellung

Nach einem absoluten Down Anfang 2018 war ich so verzweifelt, dass ich auf Jobsuche ging. Kurioserweise fand ich auf Anhieb einen Job als Standortsleitung für ein Nachhilfeinstitut.

Von der Beschreibung her schien es auch ganz gut zu passen, als Chef in seinem eigenen Standort.

Die Ernüchterung kam sehr schnell, viele Regeln und Restriktionen, kaum Handlungsspielraum und ein enormer Druck möglichst viel zu verkaufen.

Die Arbeit als solche hat mir Spaß gemacht, der Umgang mit den Kids, Lehrern und Eltern war ganz nach meinem Geschmack. Die Einarbeitung ging schnell, ich habe gemerkt, dass es in diesem Bereich besonders auf die weichen Skills wie Empathie, Einfühlungsvermögen usw. ankommt.

ABER, ja ein ganz großes aber waren die ständigen Kontrollen und Vorgaben von oben, letztlich ging es nur ums Verkaufen und damit kam ich überhaupt nicht klar. Mein Fokus lag mehr auf die Bedürfnisse der Menschen, die zu mir kamen, ihnen das bestmöglichste Paket anzubieten.

Und ich habe wieder einmal festgestellt, dass ich nicht mit diesem Getrasche und Geklüngel unter Kollegen klar kam. Mein Fokus lag auf der Arbeit und ich sah uns als Team, was gemeinsam an einem Strang ziehen.

Neustart 2.0

schwierige-kunden

WebDesign

Auch hier läuft es wieder an, die erste Seite von der lieben Nadja Voß ist bereits erstellt, die Nächste schon in der Mache. Eine Online-Schulung nach meinem Schulungsleitfaden gibt es für den Kunden jeweils inklusive.

Eine Schweizer Firma hat mir über Fernarbeit.net den Auftrag erteilt, mehrere Webseiten SEO gerecht anzupassen, ein immer wiederkehrender Auftrag – super. Der Auftrag ist mittlerweile abgeschlossen.

In diesem Jahr (2019) funktioniert auch auf einmal die Mundpropaganda, es sind eine ganze Reihe an Seiten alleine durch Empfehlungen hinzugekommen wie Schokuhminza, Stephanie Grünebaum oder Gwendolyn Stoye um nur drei Beispiele zu nennen.

Webdesign für Frauen

Seit dem Sommer 2019 habe ich mich auf Frauen und Unternehmerinnen spezialisiert, denn Frauen brauchen ein anderes Webdesign als Männer. Mittlerweile kommen auch immer mehr Unternehmerinnen auf mich zu und im Moment arbeite ich an drei unterschiedlichen Websites für Powerfrauen.

Wenn du mit mir zusammen arbeiten möchtest, dann hole dir meinen kostenlosen Website-Planner.

Schulungen

Seit anderhalb Jahren bin ich Dozentin für Webdesign mit WordPress bei Karrieretutor. Gleichzeitig  habe ich den bestehenden Onlinekurs überarbeitet. Die Neuauflage wird im Juni starten.

Der Kurs ist mit großem Erfolg gestartet und kommt trotz des rollierenden System sehr gut bei den Teilnehmern an (s. a. Fernstudium-Check ). Und meine Teilnehmerinnen haben dem Ganzen noch die Krone aufgesetzt, sie haben mich zur Dozentin des Jahres 2019 gwählt. Ich war total überrascht und auch stolz, denn damit hatte ich wriklich nicht gerechnet.

Schulungen sind immer noch meine Leidenschaft, es macht wahnsinnig viel Spaß. Mittlerweile biete ich auch außerhalb von Karrieretutor WordPress-Schulungen an.

Der besondere Clou ist, dass du für einen Festpreis von 500 € deine Unternehmens-Website erstellst, ich unterstütze dich solange bis sie fertig ist.

Wenn du Lust, Zeit und ein kleines Budget hast, dann melde dich bei mir.

Vegan Athletes

Kurioserweise bat mich Christian, von dem ich schon eine Weile nichts mehr gehört hatte, eine WordPress-Schulung via Skype zu übernehmen. 

Unverhofft kommt oft: er machte mir das Angebot seinen Blog www.vegan-athletes.com zu managen und ich habe natürlich ja gesagt.

Diese Sache ist eine Herausforderung nach meinem Geschmack, viel Neuland und doch mit jede Menge Spaß an der Sache. Ich kann mich damit identifizieren, nur so kann ich gute Arbeit abliefern.

Hinzu kommt, dass ich hier in einem Team arbeite, was die Werte verkörpert, für die ich stehe:

  •  Ehrlichkeit und offene Kommunikation
  • Demut und “No – Ego”
  • “Work with Passion”
  • Gemeinsames Wachstum
  • Vertrauensvolle Partnerschaft
  • Respekt

Weiterentwicklung inklusive

Das Tolle bei der Zusammenarbeit mit Christian ist, dass es keinen Stillstand gibt. Ich lerne ständig dazu. Ende letzten Jahres haben wir SEO optimiert, mein Verständnis und Kenntnisse für die Suchmaschinenoptimierung ist immer weiter gewachsen. Davon profitieren natürlich auch all meine anderen Kunden.

Auch haben wir im vergangen Jahr viel im Bereich Marketing gemacht, Messen, Buchverkäufe, Events und damit auch Kampagnen in Klick-Tipp, Landingpages in Clickfunnels und die Anbindung an Digistore24.

Im Mai 2020 habe ich meine Zusammenarbeit mit Christian beendet, wir haben uns in unterschiedliche Richtungen entwickelt. Ich schätze ihn sehr als Mensch und bin dankbar dafür, mit ihm gearbeitet zu haben.

Online-Marketing

Meine neuste Anfrage von Martin Grünebaum ist mal so richtig spanndend: wir erarbeiten eine Positionierung und ein Marketing-Konzept. Dies wird zunächst die Webseite betreffen und im nächsten Schritt Social-Media-Marketing und E-Mail-Marketing, welches Hand in Hand geht mit einer weiteren Automatisierung der Kundenanfragen.

Das Marketing-Konzept für Martin war echt erfolgreich. Nächste Bausteine werden hier die Texte und das Relaunch der Seite sein.

Auch für Gwendolyn und Christian ist Marketing 2019 das Thema gewesen, egal ob via Klick Tipp, Clickfunnels, Digistore oder CopeCart.

Auch den Bereich Marketing habe ich während der Corona-Krise fast komplett aufgegeben, da die Art von Marketing, die heute Online existiert nicht meins ist. Ich glaube fest daran, dass wir in Zukunft da kaufen, wo wir Vertrauen haben und der Mensch der hinter einem Produkt oder einer Dienstleistung steht authentisch ist.

Ehrenamtliche Arbeit

Seit kurzem leite ich ehrenamtlich einen PC-Kurs für Senioren. Es ist mir wichtig mein Wissen auch an Menschen weiterzugeben, die sich einen solchen Kurs nicht leisten können.

Für mich hat diese Arbeit viele Vorteile:

  • ich lerne neue Menschen kennen
  • ich darf diesen Menschen etwas beibringen
  • auf jeden Kunden muss ich mich neu einstellen
  • es gibt mir ein gutes 

Außerdem betreue ich die Website Schokuhminza ehrenamtlich, ich habe beim Erstellen überlegt, wie ich zu diesem Projekt am Sinnvollsten beitragen kann, denn Tieren ein artgerechtes Leben zu ermöglichen liegt mir sehr am Herzen. Ich hoffe, dass ich damit meinen Teil beitragen kann.

Aktuell suche ich noch ein Projekt für Kinder und Jugendliche. Jungen Menschen eine Perspektive zu geben ist ebenfalls einer meiner Herzenswünsche.

Papierlose Buchhaltung

Jetzt zum Ende des Jahres habe ich auch meine Buchhaltung und Zeiterfassung endlich optimiert. Die Zeiten mit Excel Tabellen und Belege zusammensuchen sind vorbei.

Im Oktober habe ich mir die Online-Software Papierkram gegönnt. Sie bietet in der kostenfreien Version schon viele nützliche Funktionen wie:

  • Online Buchhaltung
  • Angebote und Rechnungen erstellen
  • Ausgaben erfassen
  • Belegmanagement
  • Stammdaten konfigurieren
  • Waren und Dienstleistungen erfassen
  • Zeiterfassung

Ich habe mir für 8,- € monatlich die Pro-Version gegönnt, denn damit steht mir u.a. zusätzlich ein Online-Zeittracker und der Export nach Elster zur Verfügung. Außerdem habe ich meinen Cash-Flow immer im Blick.

Das Nacherfassen der ersten 10 Monate 2019 hat mich zwei Wochenenden gekostet, dafür ist meine Buchhaltung jetzt korrekt. Mittlerweile bin ich auch so diszipliniert und tracke alle Zeiten für Kundenprojekte, schreibe meine Rechnungen im Anschluss und erfasse alle Belege, wenn sie anfallen.

Für mich ist es ein Top-Tool, welches ich nicht mehr missen möchte.

Tipps und Links

erfahrung virtuelle Assistenz
  • Wenn Du überlegst virtuell zu arbeiten, solltest Du Dir darüber im klaren sein, dass dieser Job sehr einsam sein kann.
  • Auch Disziplin und selbstständiges Arbeiten ist immens wichtig.
  • Du benötigst kein großes finanzielles Budget, PC und Internet reichen, was Du brauchst ist Zeit.
  • Hast Du Dich entschlossen, virtuell zu arbeiten, dann fang an, erstelle Deine Webseite und werde in den  sozialen Netzen sichtbar. Es macht Spaß und Du bekommst dadurch Fähigkeiten, die Dir bei Deiner virtuellen Arbeit helfen.
  • Beschränke Dich zunächst auf Deine Kernkompetenzen, Du kannst Dein Angebot  immer noch erweitern.
  • Sei mutig, auch wenn Du Dir nicht 100% sicher bist, eine Arbeit bewältigen zu können, tue es trotzdem. Du wirst erstaunt sein, was Du alles in Dir steckst, wenn Du es nur versuchst.
  • Schließe Dich Fachgruppen in Facebook & Co an. Hier findest Du Hilfe, wenn Du ein Problem nicht alleine lösen kannst.
  • Melde Dich bei kostenlosen Vermittlungsportalen wie DNX-Jobs und WorknSurf  an und stelle dort Dein Profil online. Auch Fernarbeit ist ein gutes Portal, ich habe darüber einige Kontakte bekommen. Es kostet allerdings 47,00 € netto/Vierteljahr.
  • Bringe Dich ein, teile Dein Wissen in Foren oder schreibe einen Blog, das ist die beste Werbung für Dich und Dein Unternehmen.
  • Bleibe offen für Neues und Veränderungen, das Leben ändert sich ständig.
  • Engagiere Dich sozial, indem Du Vereine o.ä. Deine Leistung umsonst anbietest, sie werden Dich weiterempfehlen.
  • Denke mit und überlege, was jeder Kunde individuell braucht, liefere einen Mehrwert. Jeder Mensch freut sich, wenn er ernst genommen wird, unterstütze ihn und finde eine Lösung.
  • Und zum Schluss, mache immer mal wieder eine kreative Pause und plane Deine zukünftige Ausrichtung und Ziele. Das ist ebenso wichtig wie ein gefülltes Auftragsbuch.
  • Fang jetzt an!

Mein Fazit

Mein Tausch Sicherheit gegen Ungewissheit und täglich neue Herausforderungen ist an manchen Tagen spannend, an anderen anstrengend. Meine finanzielle Lage ist nur bedingt planbar.

Finanzielle Sicherheit

Ich habe mir ganz bewußt ein finanzielles Polster geschaffen, so dass ich momentan drei Monate alle laufenden Kosten gedeckt habe. Ziel ist es jedoch dieses auf sechs Monate zu erhöhen. 

Dieses Jahr hat mir gezeigt, dass ich ein finanzielles BackUp brauche, es gibt immer mal Flauten. Auf diese Weise kann ich ruhig schlafen und die Zeit zur Weiterbildung, Neuorientierung und Akquise nutzen.

Im aktuellen Jahr (2019) sind meine finanziellen Sorgen immer weiter geschrumpft, Nachzahlungen für Krankenkasse o.ä. haut mich nicht mehr aus den Schuhen. Natürlich ist es für jemanden wie mich, der sehr minimalistisch aufgestellt ist wesentlich einfacher als für Menschen, die eine Familie zu versorgen haben.

Ich plane für 2020 meinen Studienkredit komplett abzulösen, mein teurer Mobilfunktvertrag ist bereits gekündigt, ab April gibt es wieder den guten alten Prepaid-Vertrag.

Auch mein technisches Equipment muss nicht mehr das Neuste auf dem Markt sein, wenn etwas ersetzt werden muss, tut es auch generalüberholte oder gebrauchte Elektronik.

Frauen-Power-Tag

Mit meinen Auftraggebern habe ich durchweg sehr gute Erfahrungen gemacht. Jedoch ist mir aufgefallen, dass ich als virtuelle Mitarbeiterin mitunter in Vergessenheit gerate, regelmäßiger Kontakt ist also wichtig. Daher telefoniere ich gerne mit meinen Kunden, so läßt sich sehr gut eine persönliche Ebene schaffen, die  Kundenbindung wird gestärkt. Meine Kundenbindung ist mittlerweile so gefestigt, dass sie immer wieder von selbst bei kleineren und größeren Problemen zu mir kommen.

Momentan bin ich mir nicht mehr sicher, ob ich bei meinem Angebot nur erweitere oder ändere, der Fokus wird sich in jedem Fall langfristig verlagern, ich werde flexibel bleiben.  In 2019 habe ich es tatsächlich gewagt, mein Angebot speziell auf Frauen zu reduzieren und die Resonanz ist großartig.

Im kommenden Jahr bin ich eine der Sponsorinnen beim 3. Frauen-Power-Tag in Bonn. Er findet am 28.03.2020 statt. Ich erhoffe mir einige persönliche Kontakte, denn es hat sich gezeigt, dass diese immer die erste Wahl für eine langfristige Geschäftsbeziehung sind.

UnternehmerIn mit Herz und Verstand

Eins habe ich in den letzten Jahren gelernt: UnternehmerIn zu sein ist anstrengend und nichts für Feiglinge. Ich habe großen Respekt vor jedem, der ein erfolgreiches Unternehmen auf die Beine gestellt hat.

Was zählt ist Durchhaltevermögen und der Glaube an dich selbst, sowie Menschen, die an deiner Seite stehen. Ohne diese drei Komponenten ist es echt schwierig.

Empfehlungen