Als Schülerin musste ich während eines Ferienjob endlose Datenlisten abgleichen. Die Arbeit war nicht besonders aufregend, aber notwendig, denn die Firma stellte auf eine neue EDV-Anlage um.

Die Fachleute von Siemens prophezeiten damals schon das papierlose Büro und heute, mehr als dreißig Jahre später bekommen wir immer noch viele Rechnung auf Papier, wir drucken uns gerne alles aus und haben Stapel von Werbung im Briefkasten, die wir doch nicht lesen.

Dabei sind wir immer öfter digital unterwegs, egal ob die Mail an den Kollegen, die Geburtstagsgrüße per WhatsApp an die Mutter oder die Videobotschaft an die Liebste. Bei Verträge oder Rechnungen jedoch, greifen wir immer noch lieber auf das gute alte Papier zurück.

Die Unsicherheit, ob digitale Dokumente auch rechtskräftig sind ist groß und viele scheuen den Aufwand, alle Unterlagen zu digitalisieren. Es gibt aber auch Leute wie der Unternehmer Lars Bobach, die zeigen, dass ein papierloses Büro möglich ist.

Ich habe vergangenes Jahr angefangen schrittweise auf Papier zu verzichten, wir sind viel unterwegs, da sind Aktenordner eher hinderlich sind.

Daten in der Wolke

Wer ein Smartphone hat oder digitale Inhalte bei Amazon kauft, hat auch automatisch eine kostenlose Cloud für seine Bilder, Filme oder seine Musik. Die Cloud ist eine praktische Sache, ich kann dort von überall aus auf meine Inhalte zugreifen, Daten speichern und diese sogar für andere freigeben. So wird virtuelles Arbeiten erst möglich.

Am Anfang habe ich all meine digitalen Dokumente in meiner Dropbox abgelegt und zusätzlich regelmäßig eine Sicherung auf einen USB-Stick gemacht. Allerdings ist der Speicherplatz auf 2 GB begrenzt und in Bezug auf die Datensicherheit ist die Dropbox auch nicht die erste Wahl. Mittlerweile dient mir die Dropbox nur noch als Zwischenspeicher für  weniger sensible Daten.

Papier digitalisieren

Die kleine, geniale App Scannable macht jedes Smartphone oder Tablet zu einem Scanner, ein zusätzliches Gerät ist nicht mehr nötig. Sie erkennt Dokumente, Belege oder Visitenkarten und wandelt sie in PDF-Dokumente oder Bilder um, die anschließend gespeichert oder freigegeben werden können.

Mit Scannable digitalisiere ich alles, was ich noch in Papierform bekomme und Visitenkarten speichere ich damit direkt in meinen Kontakten. Das Papier kommt anschließend ins Altpapier.

Mein digitales Gedächtnis

Über die App Scannable bin auf den Internetdienst Evernote gestoßen, wo Daten in Notizbüchern abgelegt werden können. Ich liebe diese App, Evernote ist mein Gedächtnis, mein digitaler Aktenschrank und meine Wissensdatenbank. Ich nutze sie auf all meinen Geräten, Sie ist trotz  vieler Funktionen einfach und intuitiv zu bedienen.

Anfangs habe ich Rezepte und interessante Artikel gespeichert, mittlerweile lege ich in Evernote  alle Dokumente ab, Belege, Mails, Links, Fachartikel, also all das, was ich mir merken möchte. Ich habe ein System, in dem die Daten in unterschiedliche Notizbücher gespeichert sind und dank Schlagworte auch wiedergebenden werden.

Evernote speichert meine Daten in einer Cloud und kann in seiner Basis-Version auf zwei Geräten gleichzeitig genutzt werden, zum Ausprobieren reicht das aus. Ich bin diese Jahr auf die Evernote Premium umgestiegen, mit mehr Speicher und erweiterten Funktionen.

Über Evernote gibt es einige interessante Informationen im Netz, so etwa bei Lars Bobach, der Evernote im Team benutzt oder der Blog Evernote für Pfiffige mit hilfreichen Tipps und Tricks.Einen kurzen Überblick zum Thema papierloses Büro und Recht finden Sie beim Verlag DasHöfer.

Resümee:

Mein Büro ist noch nicht papierlos, ich erhalte immer noch Dokumente auf Papier.  Ist ein papierloses Büro in naher Zukunft überhaupt realistisch? Ich weiß es nicht, aber werde weiter daran arbeiten, Dokumente in digitaler Form zu erhalten, denn das papierlose Büro erspart mir Zeit und Geld.