9 Jahre virtuelle Assistenz

9 Jahre virtuelle Assistenz

Seit 2011 bin ich virtuelle Assistentin  – mein virtuelles Büro gibt es nun acht Jahre. Acht Jahre, in denen ich Höhen und Tiefen erlebt habe und viel über das Business gelernt habe. Profitiere hier von meinen Tipps und Tricks rund um das virtuelle Arbeiten.

Wenn du auch mit dem Gedanken spielst, ortsunabhängig zu arbeiten oder als virtuelle Assistentin durchzustarten, dann helfe ich dir gerne mit einem kostenlosen Beratungsgespräch!

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Abenteuer virtuelle Assistenz – mit diesen Tipps startest Du erfolgreich

Abenteuer virtuelle Assistenz – mit diesen Tipps startest Du erfolgreich

Träumst Du davon, mit  virtueller Assistenz zu starten und als Solopreneur von zuhause aus für andere Menschen all die täglich anfallenden Tätigkeiten zu erledigen?

Wenn Du den Mut hast und finanziell eine Weile über die Runden kommst, solltest Du Deinen Traum verwirklichen.

Ich habe mich Hals über Kopf in dieses Abenteuer gestürzt, Umwege gemacht und Lehrgeld bezahlt.

Mittlerweile weiß ich, dass auch solch eine Tätigkeit eine gewisse Vorbereitung und Planung erfordert. Damit Du auf direktem Weg durchstarten kannst, habe ich für Dich meine persönlichen Erfahrungen zusammengetragen. Natürlich solltest Du bereits im Vorfeld Dinge wie Gewerbeanmeldung etc. erledigen haben.

Wenn du auch mit dem Gedanken spielst, ortsunabhängig zu arbeiten oder als virtuelle Assistentin durchzustarten, dann helfe ich dir gerne mit einem kostenlosen Beratungsgespräch!

Virtuelle Assistenz – die Planungsphase:

virtuelle assistenz-planung

In der Planungsphase machst Du Dir Gedanken über Deinen  potentiellen Kunden und formulierst Dein Dein Angebot.

  • Wie sieht Dein Wunschkunde aus?
    Überlege Dir anhand einer realen oder fiktiven Person Deinen idealen Kunden, versetze Dich in ihn hinein und erkenne seine Probleme, die Du durch Dein Angebot lösen kannst.
  • Studiere Deine Konkurrenz:
    Es ist hilfreich, zu schauen, was andere virtuelle Assistenten anbieten und wie sie sich darstellen. Du findest so neue Anregungen und Ideen für Dein Business.
  • Lies möglichst viel zu dem Thema:
    Im Internet gibt es eine Reihe von Erfahrungsberichten, sie liefern Dir neue Impulse und helfen Dir typische Anfängerfehler zu vermeiden.
  • Formuliere Dein Angebot
    Was sind Deine Kernkompetenzen, was möchtest Du anbieten? Welche Fähigkeiten schätzen Deine Mitmenschen an Dir? Erstelle Dir eine Liste und entwickele daraus maximal drei übergeordnete Tätigkeiten (z.B. Sekretariat, Übersetzung, Recherche), denen Du dann Deine Fähigkeiten zuweist.

Die Vorbereitungsphase:

virtuelle assistenz-vorbereitung

In der Vorbereitungsphase eignest Du Dir die für Dein Business erforderlichen Fähigkeiten an und sorgst für Deine Internetpräsenz.

  • Mach Dich mit virtuellen Arbeitsmitteln vertraut:
    Wenn Du virtuell arbeiten möchtest, benötigst Du Cloud-Speicher wie Dropbox, Google-Drive  o.ä. Nutze jetzt schon die kostenlosen Angebote. Auch Internettelefonie wie Skype und Zoom sind hilfreich, Du wirst immer wieder Kunden haben, die damit kommunizieren. Auch mit Online-Projektverwaltungsprogramme wie z.B. Trello solltest Du vertraut sein.
  • Plane und erstelle Deine Social Media Präsenz:
    In welchen sozialen Netz ist Dein Wunschkunde zu finden. Erstelle ein Profil mit Deinem Angebot in den Business-Netzwerken und in Facebook und Co. Melde Dich in Fachgruppen an und bringe Dich fachbezogen ein, so werden die Menschen auf Dich aufmerksam.
  • Plane und erstelle Deinen Internetauftritt:
    Sichere Dir eine Domain und suche einen Hoster für Deine Webpräsenz. Erstelle Deine Webseite mit WordPress o.ä. Im Internet findest Du viele Anleitung und in Facebook gibt es Gruppen wie WordPress Bistro, die Dir bei Problemen helfen.
    Vielleicht gibt es auch jemanden im Freundes- oder Bekanntenkreis, der Dich dabei unterstützt, Dein Portofolio online zu stellen.

Virtuelle Assistenz – die Startphase:

In der Startphase gewinnst Du die ersten Kunden und sammelst neue Erfahrungen.

  • Die Akquise:
    Die ersten Kundenanfragen kommen nicht von selbst, suche in den eingschlägigen Portalen wie DNX-Jobs, WorknSurf und Fernarbeit nach Angeboten und bewirb Dich darauf. Auch in sozialen Netzwerken werden immer wieder Jobs angeboten und eventuell gibt es in Deinem Bekanntkreis jemanden, der Deine Unterstützung benötigt.
  • Der Kontakt:
    Der erste Kontakt erfolgt meist über E-Mail, Chat oder ähnliches. Du solltest jedoch, bevor Du einen Auftrag annimmst, einmal telefonisch oder via Skype/Zoom mit dem Kunden persönlich Kontakt haben. Nur so merkst Du, ob die Chemie stimmt. Scheue Dich nicht einen Auftrag abzulehnen, wenn Du ein schlechtes Gefühl dabei hast, verlasse Dich auf Deine innere Stimme.
  • Honorar und Aufgabenbeschreibung:
    Bleibe bei Deinem Honorar hart, wenn Du Dich unter Deinem Preis verkaufst, wirst Du schnell unzufrieden.
    Die Aufgabenbeschreibung sollte ebenso genau sein, wie der Zeitaufwand. Scheue Dich nicht nachzufragen, wenn irgendetwas unklar ist.
  • Ehrlichkeit:
    Sei ehrlich und sprich Unklarheiten, Missverständnisse usw. an. Das ist nicht immer einfach, aber die wichtigste Basis für Deine Geschäftsbeziehung.  Natürlich darfst Du auch zugeben, dass Du bestimmte Arbeiten nicht beherrschst, der Kunde wird sich über Deine Ehrlichkeit freuen.
  • Transparente Abrechnung:
    Ich rechne mittlerweile viele Leistungen pauschal ab, das ist für beide Seiten einfacher, nur für Arbeiten, wo sich der Aufwand schlecht schätzen lässt, rechne ich stundenweise ab.
    Natürlich ist es in der Anfangsphase schwierig eine Aufwandsschätzung zu machen, nur hilft auch hier mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben und ihn frühzeitig zu informieren, wenn Du es Probleme gibt und Du länger als geplant brauchst.

Mein idealer Arbeitstag:

virtuelle assistenz-arbeitstag

Ich gestehe, ich bin absolute Frühaufsteherin, bei mir ist die Nacht schon um 5:00 Uhr zu Ende. Für mich ist es wichtig, das der Morgen ruhig beginnt und ich genügend Zeit für Yoga, Duschen und Frühstück habe. Mit all dem bin ich dann auch erst um 6:30 Uhr fertig und starte nun mit Schwung in den Tag:

  • 06:30 – 07:00 Uhr Aufräumen und Arbeitsplatz herrichten.
  • 07:00 – 08:00 Uhr  Raus an die Luft mit dem Hund, dabei plane ich meinen Tag.
  • 08:00 – 09:00 Uhr Mails bearbeiten, administrative Aufgaben erledigen.
  • 09:00 – 13:00 Uhr ungestörte Projektarbeit, zwischendrin ein halbe Stunde Pause.
  • 13:00 – 14:30 Uhr  Mittagessen und nochmals an die Luft.
  • 14:30 – 15:00 Uhr administrative Arbeiten, Telefonate erledigen, Mails beantworten.
  • 15:00 – 17:00 Uhr Schreiben, Planen, kleinere Projektarbeiten, Reflektieren

Meine beste Arbeitszeit ist der Morgen, hier erledige ich alles Wichtige und Schwierige, denn was ich morgens nicht schaffe, kriege ich nachmittags garantiert nicht erledigt. Der Nachmittag ist bei mir eher für Routinearbeiten oder zum kreativen Nachdenken geeignet, hier kann ich am besten neue Ideen entwickeln und weiterverfolgen.

Virtuelle Assistenz – meine Tipps:

virtuelle assistenz-tipps

Es ist nicht immer einfach, im Home Office konzentriert und fokussiert zu arbeiten, ich habe für mich jedoch einige Mittel gefunden, die hilfreich sind:

  • ein fester, ungestörter Arbeitsplatz. Schön ist es, wenn Du ein Arbeitszimmer oder eine Arbeitsecke im Wohn-/Schlafzimmer hast. Ein freigeräumter Esstisch tut es auch, ich arbeite immer daran.
  • Auch in meinem virtuellen Büro bin ich „bürotauglich“ gekleidet, im Jogginganzug oder Morgenmantel kann ich nicht ernsthaft arbeiten oder gar mit Kunden sprechen.
  • Um nicht abgelenkt zu sein, benötige ich eine Grundordnung um meinen Arbeitsplatz, so kann ich mich besser konzentrieren und muss nicht überlegen, was ich alles noch aufräumen muss. Deshalb räume ich immer vor der  Arbeit auf.
  • An meinem PC sind alle Benachrichtigung für Mails, Facebook usw. ausgeschaltet, so dass ich bei meiner Projektarbeit nicht gestört werde. Meine Mails bearbeite ich zweimal am Tag, Facebook und Co. benutze sehr selten während der Arbeit.
  • Eine große Karaffe Wasser steht immer an meinem Arbeitsplatz, ebenso ist mir mein Mittagessen heilig, nur so kann ich meine Konzentration aufrecht halten.
  • Frische Luft und Bewegung ist für mich ein Muß, das Gehen bringt auch meine Gedanken in Bewegung und so manch eine neue Idee ist so entstanden.
  • Finde heraus, wann für Dich die beste Tageszeit ist, um schwierige Arbeiten zu erledigen und nutze diese dann auch konsequent dafür.
  • Und es ist nichts verwerfliches daran, auf dem Sofa zu sitzen und gar nichts zu tuen, nur so kann sich Kreativität entfalten.

Virtuelle Assistenz – Struktur ist wichtig!

Für mich ist es sehr wichtig, dass mein Arbeitstag eine gewisse Struktur hat, ein Rahmen, indem ich mich bewege. Da ich ein Morgenmensch bin, lege ich auch alle wichtigen Arbeiten auf den Morgen und sorge dafür, dass ich ungestört arbeiten kann. Drei bis vier Stunden konzentriertes Arbeiten ist anstrengend und danach brauche ich eine Pause und ein Essen.

Am Nachmittag bin ich nicht mehr so konzentriert und mache daher eher Routinearbeiten oder arbeite kreativ, ich messe meine Arbeit nicht mehr an der geleisteten Stundenzahl, sondern am Ergebnis, ein Vorteil, den ich als Freiberuflerin habe.

Und zum Schluss..

möchte ich Dir noch sagen, dass ein ewiges Auf- und Ab ist, mal hast Du viel zu tuen, mal wenig. Flexibilität ist wichtig, virtuell und selbstständig zu arbeiten bedeutet auch immer sich weiterzuentwickeln und neue Erfahrungen zu machen.

Wenn Du Fragen zum virtuellen Arbeiten hast, dann schreibe mir. Arbeitest Du bereits virtuell, dann melde mich bei mir, ich freue mich über jeden, der seine Erfahrungen mit mir teilt.

Empfehlungen:

Ein erfolgreichen Webprojekt in 9 Schritten

Ein erfolgreichen Webprojekt in 9 Schritten

Jedes Projekt unterliegt einer Reihe von Phasen und Schritten, die dazu beitragen es erfolgreich abzuschließen oder in den Sand zu setzen. Jedes neue Projekt bietet die Chance Neues zu lernen, Deine Prozesse zu verbessern und Erfahrungen für zukünftige Projekte zu sammeln.

Ein Webprojekt hat 9 Phasen:

1. Lead-Generation

Begriff aus dem Marketing: beschreibt die Erzeugung von zukünftiger Kunden- und Nutzernachfrage nach einem bestimmten Produkt oder einer bestimmten Dienstleitung. (Gabler Wirtschaftslexikon)

Allgemein gesagt ist Lead-Generaton der Prozess, Leute zu finden, die Deine Dienstleistung oder Ware brauchen, denn ohne Kunden gibt es keine Projekte. Maßnahmen zur Neukundengewinnung können Blogartikel, Newsletter  oder Artikel in einer speziellen Nische sein, all das, was potentielle Kunden auf Dich aufmerksam macht.

Auch Projektbörsen oder Posts auf Social Media können dir helfen Kunden zu generieren.

2. Kundenpflege (CRM)

Customer-Relationship-Management, kurz CRM oder Kundenpflege bezeichnet die konsequente Ausrichtung einer Unternehmung auf ihre Kunden und die systematische Gestaltung der Kundenbeziehungsprozesse. Die dazugehörende Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen ist ein wichtiger Baustein und ermöglicht ein vertieftes Beziehungsmarketing. …  Mittels CRM werden diese Kundenbeziehungen gepflegt, was sich maßgeblich auf den Unternehmenserfolg auswirken soll. (Wikipedia)

Die CRM-Philosophie besagt, dass Dein Kunde an erster Stelle steht, mit CRM können Neukunden gewonnen und bestehende Kundenbindungen gefestigt werden. Basis kann ein CRM-System sein, wo  alle Vertriebs-, Marketing- und Kundenserviceinformationen in einer zentralen Datenbank gespeichert werden. Informationen zu CRM-Systemen findest Du hier.

3. Onboarding – der erste Eindruck

Onboarding stellt sicher, dass sowohl Kunde als auch virtuelle Assistentin eine klare Vorstellung davon bekommt, was voneinander zu erwarten ist, es ist die Basis für die Beziehung zwischen dem Kunden und dem freien Mitarbeiter.

Es umfasst das erste Kennenlernen, Vorstellungen und Wünsche des Gegenübers und vieles mehr. Ein fester Onboarding-Prozess stellt die Weichen für den Erfolg eines Projektes.

4. Bedürfnisse und Voraussetzungen für das Webprojekt

Vor der Projektdefinition sind zwei Fragen entscheidend:

  • Wer ist der Kunde und
  • in welcher Zeit, mit welchem Budget und Technologie soll sein Ziel erreicht werden.

In dieser Phase hilfst Du dem Kunden herauszufinden, was er wirklich will und welche Mittel er dazu zur Verfügung stellt. Hier kann sich bereits herausstellen, ob der Kunde zu Dir passt, eine gute Gelegenheit also zu entscheiden, ob Du das Projekt überhaupt übernimmst oder nicht.

5. Projektdefinition

Die Projektdefinition ist der Fahrplan für Dein Projekt und die Grundlage für die Preiskalkulation. Wichtige Bestandteile sind u.a.:

  • der zeitliche Rahmen,
  • die eingesetzten Ressourcen und
  • das Projektziel

6. Angebot

Anhand der Projektdefinition kannst Du nun ein Angebot und eventuell Alternativangebote erstellen. In Deinem Angebot legst Du dem Kunden dar, welche Leistung er zu welchem Preis bekommt. Dein Angebot kannst Du schriftlich oder mündlich unterbreiten.

7. Vertrag & Rechnung

Auch für Freelancer sind Verträge und Rechnungen wichtig.

Ein Vertrag ist eine gegenseitige mündliche oder schriftliche Willenserklärung:

  • der Freelancer verspricht eine vorher definierte Leistung für den Kunden zu erbringen und
  • der Kunde verspricht diese erbrachte Leistung zu bezahlen.

Die Rechnungsstellung mag am Anfang einer Freelancer-Laufbahn nicht ganz einfach sein, es wird jedoch mit der Zeit leichter. Wichtig ist hier die erbrachte Leistung genau aufzuschlüsseln, also für den Kunden transparent zu machen.

8. Projektmanagementstrategien

Projektmanagement bedeutet vereinfacht ausgedrückt ein Projekt zu beginnen, auszuführen und rechtzeitig im Rahmen des Budgets zu beenden.Projektmanagementstrategien sind die individuellen Schritte, die vom Beginn des Projektes bis zu seinem Ende  gemacht werden. Sie schließen  Projekterwartungen ein, indem sie Meilensteine definieren.

9. Service und Support

Auch nach dem erfolgreichen Abschluss eines Projektes kannst Du dem Kunden Support- und Serviceleistungen wie BackUps und Updates sowie Pflege des Webprojektes zu einen monatlichen Festpreis anbieten. Solche Leistungen fördern die Kundenbindung und bieten Dir eine feste Einnahmequelle.

Fazit:

Jedes Webprojekt verlangt nach seinem eigenen Prozess; jedes Business, jede virtuelle Assistentin ist anders. Deshalb sind meine neun Punkte als Anregung gedacht, denn sie basieren auf meinen Erfahrungen.

Einen Online-Kurs vorbereiten

Einen Online-Kurs vorbereiten

Im letzten Beitrag ging es um das Planen eines Online-Kurs. Heute gehen wir einen Schritt weiter, in die Vorbereitung des Kurses und die grundlegenden Dinge, die Du zur Vorbereitung benötigst:

  • ein Inhaltsverzeichnis
  • ein Script und
  • Folien, Screeshots o.ä.

Das Inhaltsverzeichnis

Das Inhaltsverzeichnis gibt Dir einen Leitfaden Deines Kurses, so behälts Du den Überblick und verzettelst Dich nicht in Details. Dieser Part der Vorbereitung hilft Dir auch, Deine Kursmaterialien zu konsolidieren und zeigt, ob Dein Thema ausreichend behandelt wird.

Dein Inhaltsverzeichnis ist ähnlich aufgebaut wie das eines Buches, es enthält die logischen Kapitel und Abschnitte Deines Themas.

Egal, ob Du es auf einem Blatt Papier oder in einer Textverarbeitung erstells, das Inhaltsverzeichnis ist der erste Schritt bei der Vorbereitung Deines Online-Kurses.

Mit dem Inhaltsverzeichnis hast Du das Gerüst Deines Themas, die einzelnen  Kapitel werden anschließend mit den Details gefüllt.

Das Script oder Drehbuch

Es mag Menschen geben, die aus dem Stehgreif einen Vortrag halten können. Wenn Du zu diesen Menschen gehörst, kannst Du sofort anfangen, Deinen Kurs aufzuzeichnen. Andernfalls wird Dir ein Script oder Drehbuch die nötige Sicherheit geben, wenn Du auf den Aufnahmeknopf drückst.

Das Script gibt den Ablauf Deines Kurses wieder, Du kannst es bis ins Detail genau erstellen oder nur in groben Zügen, je nachdem, wie sicher Du bist.

Mit diesem Script kannst Du hervorragend üben, indem Du Deinen Kurs laut vorträgst ohne ihn aufzunehmen.

Natürlich ist es aufwendig ein solches Script zu erstellen, aber es gibt Dir Sicherheit für Deinen Live-Auftritt und Du erkennst so auch die Schwachpunkte Deiner Ausführungen.

Folien, Screenshots usw.

Deine Folien und Screenshots von z.B. einer WordPress-Schulung sind der bildliche Ablauf Deines Kurses. Die Übergänge von einer Foöie zur nächsten werden in Deinem Script ergänzt. So ist sicher gestellt, dass Du während der Aufnahme die richtigen Inhalte anzeigst und aufzeichnest.

Die Aufnahme

Dein Drehbuch steht und nun möchtest Du Deinen Kurs als Audio/Video aufzeichnen. Wenn Du einen Mac hast, kannst Du die mitgelieferte Software QuickTime benutzen oder die Software Screenflick , für Windows  findest Du bei Heise eine Auswahl an Programmen.

Tipps für eine gute Aufnahme:

  • Wähle ein Zeitfenster, in dem Du ungestört bist und Ruhe herrscht.
  • Schalte  Mittelungen  wie WhatsApp, Facebook usw. aus, alles was Geräusche wird auf stumm gestellt.
  • Teste Deine Technik.
  • Stelle Wasser oder Tee bereit, das hilft bei einem trockenen Hals.

Wenn Dein Kurs  aufgezeichnet ist, kannst Du ihn nochmals  bearbeiten und anschließend  online gehen.

Ich wünsche Dir viel Erfolg für Deinem ersten Online-Kurs!

VA: Ups & Downs

VA: Ups & Downs

Ups & Downs gibt es auch als virtuelle Assistentin. Man hat nicht immer gleichbleibend viel zu tuen, es gibt Zeiten, in denen wir uns vor Aufträgen nicht retten können und schauen müssen, wie wir die anfallenden Arbeiten erledigt bekommen, wir verzichten auf Wochenenden und Urlaub, Freizeit wird zur Mangelware.

Und dann gibt es auch die Zeiten, in denen wenig zu tuen ist, kaum Geld reinkommt, die Nachfrage gering ist. Das sind dann die Phasen, in denen wir an unserem Business  zweifeln und überlegen, wie wir finanziell über die Runden kommt.

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Welcome to Medium – Bloggen 2.0

Welcome to Medium – Bloggen 2.0

Vor kurzem las ich  bei Ellen von Elmastudio einen Artikel übers Bloggen. Sie schreibt:

Wenn du auf Medium bist oder dich dort anmelden möchtest, kannst du deine Beiträge nach der Veröffentlichung auf deinem Blog zusätzlich auch auf Medium veröffentlichen und deinen originalen Beitrag dort verlinken. Diese Technik ist bei Medium relativ üblich…

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